ระบบจัดการเอกสาร DMS

  ระบบจัดการเอกสาร หรือ DMS เป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทสำคัญสำหรับการทำธุรกิจยุคใหม่ เนื่องจากช่วยทำให้ธุรกิจสามารถจัดการกับเอกสารได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ตอบโจทย์การทำธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องการความสะดวก และรวดเร็ว ตั้งแต่การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล การทำดัชนีของเอกสาร การค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร ไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และลดปัญหาเอกสารสูญหายได้เป็นอย่างดี

          นอกจากนั้นธุรกิจยังสามารถนำระบบ DMS หรือ Document management system ไปต่อยอดการใช้งานอื่นๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นระบบการค้นหาข้อมูลภายในองค์กร และ Chatbot เพื่อใช้นการตอบคำถามพนักงาน และลูกค้าได้แบบอัตโนมัติ ในบทความนี้เราจะพามาทำความรู้กับระบบ DMS หรือระบบจัดการเอกสารกันให้มากยิ่งขึ้น เพื่อให้ธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้กับขั้นตอนการทำงานได้ดีมากยิ่งขึ้น

• ระบบจัดการเอกสาร หรือ Document management system (DMS) คืออะไร

        ระบบจัดการเอกสาร หรือ Document management system (DMS) คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยองค์กร หรือธุรกิจในการจัดเก็บ จัดการ ติดตาม และจัดระเบียบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยวัตถุประสงค์หลักคือเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลางด้วยการจัดหาพื้นที่เก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์สำหรับการจัดเก็บ ค้นหา และแชร์เอกสารในรูปแบบดิจิทัล
        นอกจากนั้นระบบ DMS ยังเป็นระบบที่สามารถประมวลผลข้อมูลไฟล์ในเอกสารได้แบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เอกสาร PDF, Word หรือ Excel รวมไปถึงลิ้งค์เว็บไซต์ URL ทำให้สามารถต่อยอดเป็นระบบค้นหาข้อมูลภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจประหยัดเวลา และทรัพยากรที่ต้องใช้ในการจัดการเอกสารได้ดียิ่งขึ้น รวมถึงช่วยยกระดับความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลในเอกสารต่างๆ พื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ เส้นทางการตรวจสอบ การค้นหาข้อมูลที่มีประสิทธิภาพได้มากยิ่งขึ้น

ระบบจัดการเอกสาร (DMS) สำหรับธุรกิจทำอะไรได้บ้าง

• 1. จัดเก็บ และควบคุมเอกสาร

       ระบบจัดการเอกสาร (DMS) จะรวบรวม และจัดเก็บเอกสารขององค์กรมาอยู่ในที่เดียวกันอย่างเป็นระบบ ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึง และค้นหาไฟล์เอกสารที่ต้องการได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว รวมไปถึงยังสามารถใช้ในการกำหนด และควบคุมรุ่น หรือเวอร์ชันของเอกสารเพื่อทำให้แน่ใจได้ว่าเอกสารเวอร์ชันต่างๆ ได้รับการติดตามและจัดเก็บ ซึ่งคุณลักษณะนี้มีความสำคัญอย่างมากในการติดตามการเปลี่ยนแปลง และการจัดการการอัปเดตเอกสาร

• 2. การประมวลผลข้อมูลไฟล์เอกสารด้วยเทคโนโลยี AI-OCR และ NLP
       ระบบ DMS ยุคใหม่ได้มีการนำเทคโนโลยี AI-OCR และ NLP (Natural language processing) เข้ามาใช้งาน โดยที่หลังจากผู้ใช้งานได้สแกน หรืออัปโหลดไฟล์เอกสารเข้ามาในระบบ DMS แล้วนั้น เทคโนโลยี AI-OCR และ NLP จะทำการประมวลผล และดึงข้อมูลจากในไฟล์เอกสารได้อย่างแม่นยำ และเป็นอัตโนมัติ เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการแสดงผลต่อเมื่อผู้ใช้งานได้พิมพ์ค้นหาข้อมูลที่ต้องการเข้ามาในระบบ DMS

• 3. ดึง และค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากเอกสาร

       พนักงาน หรือผู้ใช้งานระบบ DMS สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากไฟล์เอกสารได้อย่างสะดวก และง่ายดายผ่านทางวิธีต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาจากคีย์เวิร์ด การถามคำถาม ข้อมูลที่ใช้อธิบายชุดข้อมูล (metadata) และอื่นๆ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาการค้นหาข้อมูลได้เป็นอย่างมาก

• 4. ใช้ในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร

       ระบบจัดการเอกสาร DMS ช่วยทำให้พนักงานสามารถใช้งานไฟล์เอกสารพร้อมกันหลายคนได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ซึ่งอาจจะรวมไปถึงการแสดงความคิดเห็นบนไฟล์เอกสาร การเขียนคำอธิบายประกอบ และการแก้ไขข้อมูลในไฟล์เอกสารได้แบบเรียลไทม์

• 5. ความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล

       ระบบ Document management system นั้นได้มีกลไกในการควบคุมในการเข้าถึงข้อมูลในไฟล์เอกสารอย่างรัดกุม ทำให้ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้งานแต่ละคนได้ ซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะคนที่ได้รับสิทธิ์จะสามารถเข้าถึง และกระทำการบางอย่างได้

• 6. ตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูล

       การตรวจสอบการเข้าถึงข้อมูลเป็นอีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่ระบบ DMS สามารถทำได้ นอกจากการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลแล้วนั้น DMS ยังสามารถตรวจสอบ และติดตามการกระทำของผู้ใช้งานแต่ละคนได้ โดยสามารถดูประวัติการใช้งานว่าใครเข้าดูไฟล์เอกสารไหนบ้าง และทำการเปลี่ยนแปลง รวมไปถึงลบข้อมูลในระบบ

• 7. เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่นๆ ได้

       ธุรกิจสามารถนำระบบจัดการเอกสาร DMS ไปใช้ต่อยอดด้วยการเชื่อมต่อกับโปรแกรม หรือแอปพลิเคชันอื่นๆ ของธุรกิจได้ ไม่ว่าจะเป็นเชื่อมต่อกับ Chatbot เพื่อใช้ในการตอบคำถามลูกค้าได้แบบอัตโนมัติ รวมไปถึงระบบ ERP และ CRM เพื่อให้ขั้นตอนการทำงานไปเป็นอย่างรวดเร็ว และเป็นอัตโนมัติได้มากยิ่งขึ้